Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử
[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Theo quy định hiện hành, mẫu số hóa đơn điện tử ví dụ là 01GTKT0/001 và ký hiệu hóa đơn điện tử ví dụ là AA/21E. Tuy nhiên, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới ban hành lại có điểm khác biệt. Kế toán và doanh nghiệp cần phải nắm được để việc khởi tạo hóa đơn được thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
|
| Ảnh minh họa: Hóa đơn điện tử S-Invoice đáp ứng mọi quy định của BTC |
Trong bài viết này, Viettel Solutions sẽ chỉ ra điểm khác biệt về quy định mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành và theo các Nghị định hiện tại để doanh nghiệp hiểu đúng nhất về nội dung trên hóa đơn điện tử.
1. Quy định hiện hành về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (TT 32/2011/TT-BTC)
1.1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, mẫu số hóa đơn điện tử gồm có 11 ký tự và có cấu trúc như sau:
- 06 ký tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (Ví dụ: 01GTKT). Xem thêm bảng ký hiệu bên dưới.
- 01 ký tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (Ví dụ: 0).
- 01 ký tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa số liên với số thứ tự mẫu hoá đơn.
- 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự mẫu hoá đơn (Ví dụ: 001).
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
|
STT |
Loại hóa đơn |
Mẫu số |
|---|---|---|
| 1 | Hoá đơn giá trị gia tăng. | 01GTKT |
| 2 | Hoá đơn bán hàng. | 02GTTT |
| 3 | Hoá đơn xuất khẩu. | 06HDXK |
| 4 | Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). | 07KPTQ |
| 5 | Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: | |
| 5.1 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; | 03XKNB |
| 5.2 | Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. | 04HGDL |
Ví dụ: Mẫu số hóa đơn điện tử là 01GTKT0/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và không có liên. (Theo quy đinh, hóa đơn điện tử không có liên).
Lưu ý: Đối với tem, vé, thẻ: bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
1.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử:
Theo quy định hiện hành, ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in/đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành. Cụ thể:
- 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
- 01 ký tự tiếp theo là dấu “/” dùng để phân cách giữa ký hiệu và năm thông báo phát hành hóa đơn.
- 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn.
- 01 ký tự cuối thể hiện hình thức hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, ký tự này là E.
Ví dụ: AA/21E cho biết AA: là ký hiệu hóa đơn; 21: hóa đơn phát hành năm 2021; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử.
2. Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn theo TT 68/2011/TT-BTC
Theo thông tư 68/2019/TT-BTC, thay đổi lớn nhất so với các mẫu hóa đơn điện tử hiện hành là: bỏ mẫu số hóa đơn và thay đổi ký hiệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần chú ý điểm mới này trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử. Theo đó, tiêu thức mẫu số hóa đơn điện tử sẽ gộp chung với ký hiệu hóa đơn gồm 7 ký tự, cụ thể:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn (ký tự đầu tiên): Thông tư 39/2014/TT-BTC sử dụng các ký hiệu là 01GTKT, 02GTTT để phân biệt các loại hoá đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC đã có sự thay đổi một cách đơn giản hơn:
- Số 1: thể hiện cho loại hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: thể hiện cho loại hóa đơn bán hàng.
- Số 3: thể hiện cho loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: là thể hiện cho các loại khác.
- Ký hiệu hóa đơn (ký tự thứ 2): Thông tư 68/2019/TT-BTC dùng ký tự này để phân biệt là hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
- C: Thể hiện loại hóa đơn có mã xác thực cơ quan thuế
- K: Thuộc loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn thuộc loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế do có ký tự thứ 2 là chữ C.
- Năm lập hoá đơn (ký tự thứ ba và thứ tư): Thông tư 68 sử dụng 2 ký tự này để thể hiện cho thời điểm lập hóa đơn. Trên phần ký hiệu có 2 ký tự số Ả Rập, nó được xác định theo 2 số cuối của năm lập hóa đơn.
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn hóa đơn được lập trong năm 2021
Lưu ý: Theo các quy đinh cũ thì năm thể hiện trên mẫu ký hiệu hóa đơn là năm thông báo phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định mẫu hoá đơn thể hiện năm lập hoá đơn.
- Ký hiệu phân biệt các loại đặc thù của hoá đơn (ký tự thứ năm):
- Chữ T: Cho biết hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng cho các trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có các tiêu thức bắt buộc được quy định cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.
- Chữ L: Áp dụng với các trường hợp của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Ký tự thứ sáu và thứ bảy: Hai ký tự cuối cùng là 2 ký tự tạo tự do, do người bán căn cứ theo nhu cầu, sở thích…
Theo thông tư này, vị trí khuyến khích doanh nghiệp/tổ chức đặt ký hiệu hoá đơn là đặt bên phải phía trên của hóa đơn điện tử, hoặc đặt vị trí dễ nhận biết.
***** Xem thêm: Những nội dung quan trọng của Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử
3. Bảng so sánh thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử.
|
Quy định hiện hành (TT 32/2011/TT-BTC) |
Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC |
|---|---|
| Ví dụ: AA/21E | Ví dụ: 1K21TAA |
| Ký tự thứ 1 và 2: Để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y | Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó:
|
| Ký tự thứ 3 là dấu “/” | Ký tự thứ 3 và 4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch |
| Ký tự tứ 4 và 5: Thể hiện năm tạo hoá đơn. Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành. | Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:
|
Ký tự thứ 6: Thể hiện hình thức hoá đơn. Trong đó:
|
Ký tự thứ 6 và 7: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY |
Nguồn tham khảo: Sinvoice.vn
