Khác biệt trên mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Kể từ ngày 14/11/2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính sẽ có hiệu lực. Một trong những điểm mới đáng chú ý của Thông tư 68/2019/TT-BTC là việc thay đổi nội dung trên mẫu hóa đơn điện tử bao gồm: mẫu số, ký hiệu, cách đánh số. Đây là những thay đổi tích cực nhằm đơn giản hóa thủ tục phát hành hóa đơn và cách xử lý hóa đơn điện tử. Trong bài viết này Viettel Solutions xin tổng hợp một số thay đổi quan trọng này!

Ảnh minh họa: Những điểm mới trên mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

1. Thay đổi về Tên hóa đơn

Tên gọi các loại hóa đơn điện tử không có sự thay đổi nhiều, chỉ có một thay đổi duy nhất là tên của “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” đổi thành “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử” (Theo Khoản 1 Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC). Như vậy, theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì sẽ có các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
• Tem, vé, thẻ...

2. Thay đổi về Ký hiệu hóa đơn

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC thì mẫu số hóa đơn điện tử sẽ không còn 11 ký tự như trước đây mà chỉ bao gồm 7 ký tự, cụ thể:

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn (ký tự đầu tiên): Thông tư 39/2014/TT-BTC sử dụng các ký hiệu là 01GTKT, 02GTTT để phân biệt các loại hoá đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC đã có sự thay đổi một cách đơn giản hơn:
  • Số 1: thể hiện cho loại hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Số 2: thể hiện cho loại hóa đơn bán hàng.
  • Số 3: thể hiện cho loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
  • Số 4: là thể hiện cho các loại khác.
• Ký hiệu hóa đơn (ký tự thứ 2): Thông tư 68/2019/TT-BTC dùng ký tự này để phân biệt là hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
  • C: Thể hiện loại hóa đơn có mã xác thực cơ quan thuế
  • K: Thuộc loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế

  Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn thuộc loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế do có ký tự thứ 2 là chữ C.

• Năm lập hoá đơn (ký tự thứ ba và thứ tư): Thông tư 68 sử dụng 2 ký tự này để thể hiện cho thời điểm lập hóa đơn. Trên phần ký hiệu có 2 ký tự số Ả Rập, nó được xác định theo 2 số cuối của năm lập hóa đơn.

  Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn hóa đơn được lập trong năm 2021

  Lưu ý: Theo các quy đinh cũ thì năm thể hiện trên mẫu ký hiệu hóa đơn là năm thông báo phát hành hóa đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định mẫu hoá đơn thể hiện năm lập hoá đơn.

• Ký hiệu phân biệt các loại đặc thù của hoá đơn (ký tự thứ năm):
  • Chữ T: Cho biết hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
  • Chữ D: Áp dụng cho các trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có các tiêu thức bắt buộc được quy định cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.
  • Chữ L: Áp dụng với các trường hợp của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Chữ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Ký tự thứ sáu và thứ bảy: Hai ký tự cuối cùng là 2 ký tự tạo tự do, do người bán căn cứ theo nhu cầu, sở thích…

Theo thông tư này, vị trí khuyến khích doanh nghiệp/tổ chức đặt ký hiệu hoá đơn là đặt bên phải phía trên của hóa đơn điện tử, hoặc đặt vị trí dễ nhận biết.

3. Thay đổi về Đánh số hóa đơn

Nhằm đơn giản hóa quy trình và thủ tục hành chính, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về cách đánh số hóa đơn như sau: có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm và có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Nếu số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
• Thời gian quản lý số hoá đơn được xác định theo mỗi năm thay vì theo từng đợt thông báo phát hành như trước đây, cụ thể: Số 1 sẽ bắt đầu từ 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và số cuối cùng được kết thúc vào ngày 31/12 của năm.

4. Thay đổi về Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Quy định về thông tin người bán trên hóa đơn điện tử được cụ thể hơn và phải theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

5. Thay đổi về Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế cần ghi theo đúng thông tin đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế
• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh không có mã số thuế thì trên hóa đơn:
  • Không cần thể hiện mã số thuế người mua (để trống).
  • Để trống phần tên, địa chỉ trong một số trường hợp đặc thù được quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC.

6. Thay đổi về Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Căn cứ theo điểm d, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC thì nội dung Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng cần được thể hiện đầy đủ bằng tiếng Việt trên hóa đơn điện tử.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Thông tư cũng bổ sung quy định cho phép một số trường hợp có phá sinh ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì được thể hiện số tiền bằng nguyên tệ và có hoặc không có tỷ giá đồng Việt Nam theo từng trường hợp cụ thể.

***** Xem thêm: Những nội dung quan trọng của Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử

7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số người bán trên hóa đơn là CKS của doanh nghiệp, tổ chức đó; Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền trên hóa đơn điện tử.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Trong một số trường hợp đặc thù được quy định tại Khoản 3, Điều 3 Thông tư này thì hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số người mua.

8. Những thay đổi khác:

8.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

8.2. Mã của cơ quan thuế

Đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế

8.3. Tiền ghi bằng chữ

Chữ viết có thể ghi không dấu hoặc có dấu. Tuy nhiên, khi sử dụng không dấu càn chú ý để không làm người xem hiểu sai lệch ý nghĩa nội dung hóa đơn.

8.4. Thông tin bổ sung

Các thông tin khác như: Logo, Màu, Hình ảnh đại diện và Các trường thông tin bổ sung: Số hợp đồng, mã khách hàng… cũng cần có trên hóa đơn điện tử và thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Nguồn tham khảo: Sinvoice.vn