Xuất hóa đơn điện tử "lùi ngày" có hợp pháp không?

Một trong những thắc mắc mà nhiều doanh nghiệp đưa ra khi mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử là “Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?”. Trong giai đoạn chuyển giao từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thì những thắc mắc trên là hoàn toàn dễ hiểu. Hãy cùng Viettel Solutions tìm hiểu kỹ càng hơn về vấn đề này nhé!

Ảnh minh họa: Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày có hợp pháp hay không?

Những quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính

Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, quy định về "thời điểm lập hóa đơn điện tử" như sau

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
4. Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

Bên cạnh đó, theo khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử cụ thể:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Những quy định về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

Mục a.4, Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Hoá đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp lệ, không hợp pháp.

Căn cứ vào những quy định trên về thời điểm và nguyên tắc lập hóa đơn điện tử có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử chỉ có thể xuất tại đúng thời điểm lập hóa đơn. Tức là người dùng sẽ không thể xuất hóa đơn trước hoặc xuất lùi thời gian. Hành vi xuất lùi ngày hóa đơn điện tử hay lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải được cấp số liên tục và tự động nên việc doanh nghiệp cố tình giữ số hóa đơn điện tử sẽ được xem là vi phạm quy định pháp luật. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh cho cả bên bán và bên mua.

Mức xử phạt đối vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm

Lập hóa đơn lùi ngày hay lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định sẽ bị những mức phạt tương ứng.

Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, Bộ tài chính đã chế tài xử phạt hành chính cụ thể. Căn cứ khoản 3, Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 về mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Mức phạt có thể lên đến 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

1. Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

   1. Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
   2. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

2. Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

   Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

   1. Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.
   2. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

Sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tăng tính minh bạch trong kê khai thuế, giảm rủi ro trong giao dịch thương mại và giúp cơ quan thuế theo dõi được các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tuân thủ theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử là điều cần thiết mà mỗi doanh nghiệp cần nghiêm túc thực hiện để quản lý tài chính minh bạch và xây dựng một cộng đồng kinh tế văn minh.