Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử S-Invoice thành hóa đơn giấy

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tính tiện lợi và nhanh chóng của nó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp hóa đơn điện tử cũng cần được chuyển đổi sáng hóa đơn giấy phục vụ cho việc lưu trữ hoặc chứng minh xuất xứ của hàng hóa. Vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử S-Invoice cần thực hiện như thế nào? Hãy cùng Viettel Solutions tìm hiểu nhé!

Ảnh minh họa: Hướng dẫn chuyển đối hóa đơn điện tử S-Invoice sang hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử S-Invoice của Viettel được khởi tạo, lập, xử lý hoàn toàn trên hệ thống máy tính của tổ chức khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ dịch vụ. Đồng thời hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống server của Viettel theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1. Các trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

“Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy.” theo quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Dưới đây là một số trường hợp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trường hợp này phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán hiện hành.

2. Những điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ theo Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định rõ nguyên tắc, điều kiện tiến hành và cách thức thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:

2.1 Những nguyên tắc và quy định

Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có nhắc đến: Người thực hiện mua bán hàng hóa có thể yêu cầu việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy để xác minh nguồn gốc thực của hàng hóa trong quá trình lưu thông. Mặt khác, việc chuyển đổi hình thức hóa đơn còn được sử dụng trong quá trình lưu trữ, giám sát các chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán hiện hành. Tuy nhiên cần lưu ý một số điểm như sau:

• Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi thành hóa đơn giấy duy nhất 01 lần.
• Trên hóa đơn giấy phải có chữ ký, đóng dấu của người bán, người đại diện theo pháp luật của bên bán.
• Hóa đơn thực hiện chuyển đổi phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc được quy định trong Khoản 2, 3, 4 của Điều này.

2.2 Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Khoản 2, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2.3 Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Theo Khoản 3, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi như sau:

"Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử."

2.4 Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.

Các ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi rất quan trọng vì đây là một trong những điều kiện cần thiết để chứng minh tính pháp lý của hóa đơn. Khi thực hiện việc chuyển đổi, cần lưu ý kiểm tra kỹ phần thông tin này nhằm đảm bảo hóa đơn của bạn sở hữu đầy đủ tính pháp lý theo quy định của pháp luật.

3. Cách in chuyển đổi hóa đơn điện tử S-Invoice sang hóa đơn giấy

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel, quý doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice

Truy cập vào website theo địa chỉ sau: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html

Sau đó, đăng nhập với tên đăng nhập và mật khẩu mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi

Trên thanh menu, người dùng chọn mục “Quản lý hóa đơn”, và tiếp tục chọn "Quản lý hóa đơn" một lần nữa ở menu con.

Hình 1 - Quản lý hóa đơn đã phát hành trên hệ thống S-Invoice

Người dùng có thể tìm kiếm hóa đơn cần chuyển đổi bằng cách nhập thông tin và nhấn Tìm kiếm

Hình 2 - Tìm kiếm hóa đơn để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Bước 3: Chọn chức năng in hóa đơn điện tử

Sau khi đã chọn được hóa đơn cần chuyển đổi, người dùng nhấn vào hình mũi tên ở cột Thao tác và chọn Lập hóa đơn chuyển đổi.

Hình 3 - Lập hóa đơn chuyển đổi trên hệ thống S-invoice

Chọn xác nhận lưu hóa đơn dưới dạng chuyển đổi, nhấn OK để tiếp tục.

Hình 4 - Lưu hóa đơn chuyển đổi từ hệ thống

Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin trên bản chuyển đổi hóa đơn điện tử

Sau khi in, bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ có dạng như hình dưới đây:

Hình 5 - Kiểm tra dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc

Các thông tin cần kiểm tra cuối hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hình 6 - Kiểm tra thông tin người chuyển đổi hóa đơn và ngày chuyển đổi

Sau khi đã hoàn tất quá trình in chuyển đổi hóa đơn, bạn cần kiểm tra chính xác lại các thông tin cần thiết về người chuyển đổi (tên người dùng thao tác) tại góc dưới của hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Trên đây là thông tin và hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử S-Invoice sang hóa đơn giấy. Chúc quý doanh nghiệp thành công!