Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có bắt buộc hay không?

[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, một số doanh nghiệp vẫn còn nhiều thắc mắc chưa được sáng tỏ. Chẳng hạn như chữ ký số trên hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có không? Người mua có cần phải ký trên hóa đơn điện tử hay không? Hãy cùng Viettel Solutions tìm hiểu về vấn đề này nhé!

Ảnh minh họa: Chữ ký số có bắt buộc trên hóa đơn điện tử không?

1. Những nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
   Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
   

   Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

5. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
6. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

...

Như vậy, chữ ký điện tử của người bán là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử hợp pháp theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2. Chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT của Bộ Tài chính ban hành năm 2016 thì nếu người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán mà có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế; phiếu xuất kho; biên bản giao nhận hàng hóa; biên nhận thanh toán; phiếu thu...thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định của pháp luật. Trên hóa đơn điện tử này không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, Bộ Tài chính chỉ thị Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

Như vậy, không phải trường hợp nào trên hóa đơn điện tử cũng cần có chữ ký số của người mua. Trường hợp chữ ký điện tử của người mua được miễn chỉ khi người mua không phải đơn vị kế toán. Còn nếu người mua là đơn vị kế toán thì người mua cần phải có các hồ sơ, chứng từ như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì mới được miễn tiêu thức chữ ký điện tử.

3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, các trường hợp sau đây không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

1. Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này (Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
2. Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
   • Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
   • Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
   • Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
   • Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Hy vọng những thông tin trên đây có thể giải đáp thắc mắc của quý doanh nghiệp. Chúc quý doanh nghiệp thành công!